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Chaos oder doch eine Warenwirtschaft ?

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Warum schreiben viele Klein- und Mittelbetriebe Ihre Rechnungen in Word oder Excel?

Warum ist das so – mit dieser Frage beschäftigen wir uns bei der Rauscher & Hackl OG seid einiger Zeit sehr intensiv.

Wie vielen jungen Unternehmen ist es auch uns anfangs so ergangen – wir haben unsere ersten Rechnungen in Word erstellt.

Die paar Rechnungen sind ja kein Problem – sobald es mehr werden kümmern wir uns um eine Lösung …

Das ist der Satz den man von vielen zu diesem Thema hört. Läuft ein Unternehmen jedoch gut  an bleibt hierfür meist kaum mehr Zeit und schon hat man die Übersicht über seine Geschäfte und Umsätze verloren. Man kauft zuviel oder zuwenig Waren ein, da man keinen Überblick über Lagerstände hat oder es wird vergessen nicht erfolgte Zahlungen zu mahnen, da im „System“ nicht ersichtlich ist, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche nicht. Von einem klaren Überblick über Kosten und Nutzen der Geschäfte will man schon gar nicht sprechen.

Was sind aber die genauen Gründe warum viele kleine und mittlere Unternehmen nicht in eine Warenwirtschaft investieren oder sich auf dem Gebiet Hilfe holen. Die Gründe / Argumente sind oft trivial:

  • Standardsoftware ist viel zu teuer
  • Es wird alles viel komplizierter – bei meiner Lösung hab ich alles klar im Blick
  • Ich habe keine Zeit mich auch noch mit einer Warenwirtschaft zu ärgern

Das sind meist die Argumente die man von Betroffenen hört. Bei genauer Betrachtung jedoch stimmen all diese Punkte nicht bzw. nicht auf Dauer. Es stimmt zwar, dass die Einführung einer Warenwitschaft einen gewissen Mehraufwand in der Umstellungsphase mit sich bringt, allerdings überwiegt nach dieser Phase eindeutig der Nutzen.

RHHawkAuch das Argument, dass Standardsoftware viel zu teuer ist stimmt nicht für jede Software. Es ist natürlich schwierig die richtige Software zu finden, welche alle Bedürfnisse deckt und nicht zu teuer ist. Aber möglich sollte das bei dem breiten Angebot am Markt auf jeden Fall sein.

Wichtig aus unserer Sicht ist, dass die Software einerseits modular gestaltet ist und sich die Lizenzkosten andererseits auch anhand der Anzahl der aktivien Benutzer berechnen. Auf diese Weise können die Kosten der Software sehr genau an Ihre Bedürfnisse angepasst werden und bei zusätzlichen Bedarf kann jederzeit erweitert werden.

Einer der wichtigsten Punkte bei der Auswahl der Software sollte aber auf jeden Fall der verfügbare Support für ein Produkt sein. Gerade wenn Sie über keine große Erfahrung mit Warenwitschsaftssystemen verfügen und Ihre Ressourcen sowieso knapp sind ist es wichtig einen persönlichen Ansprechpartner für das Thema zu haben. So lassen sich bereits bei der Einführung der Software viele Fehler vermeiden, welche Ihnen später die tägliche Arbeit erschweren würden.

Zusammenfassend können folgende Punkte herausgestrichen werden:

  • Skalierbarkeit der Software (modularer Aufbau in Benzug auf Funktionalität und Lizenzkosten)
  • Lizenzgebühren abhängig von der Anzahl der aktiven Benutzer
  • Greifbarer Support. Dies bedeutet das der Softwarehersteller nach Bedarf auch persönlich zur Verfügung stehen kann.

Sind diese Punkte erfüllt, so steht einer erfolgreichen Einführung einer Warenwirtschaft nichts mehr im Wege. Lediglich ein Telefongespräch mit dem Anbieter Ihrer Wahl.

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