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Intern effizient und organisiert (zusammen)arbeiten

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Intern effizient zu arbeiten, das ist das Ziel vieler Unternehmen. Die Fülle an Tools, die einem dabei unterstützen sollen, macht das Auffinden der richtigen Helfer zu einer echten Herausforderung. Aber auch nach der Auswahl bereitet oft die Installation und Einrichtung der Software echte Probleme.

Von Beginn an, haben wir in der Rauscher & Hackl OG intern mit den diversesten Tools wie Bugzilla, Mediawiki, Dokuwiki usw. gearbeitet, doch erst die Einführung von

Alfresco als DMS (Dokumenten Managment System)
Confluence als Enterprise Wiki für öffentliche und interne Dokumentation
Jira als Aufgaben und Bug Verwaltung

hat den größten Teil unserer Erwartungen erfüllen können. So benutzen wir die Tools genau für jene Aufgaben, für welche diese am besten geignet sind.

In diesem Beitrag beschäftige ich mich mit Jira und Confluence, beides sind kommerzielle Produkte der Firma Atlassian und werden in unzähligen Firmen weltweit eingesetzt. Diese Tools haben sich somit als quasi Standard für Enterprise Wiki und Aufgaben Management durchgesetzt. Über das DMS Alfresco habe ich bereits vor einiger Zeit einen eigenen Artikel verfasst.

Konkret wollten wir in unsererm Unternehmen Bugzilla mit Jira ablösen, da Jira in diesem Bereich ein wesentlich mächtigeres Tool ist als Bugzilla. Auch gibt es für Jira eine Vielzahl von Plugins die verwendet werden können und so steht auch einer Scrum Einführung und die Verwendung der entsprechenden Plugins in Zukunft nichts mehr im Weg. Mittlerweile verwenden wir Jira auch für sämtliche internen Aufgaben und Abläufe da sich hier alles wunderbar dokumentieren und abbilden lässt.

bugzilla_image_21
Der typische Einstiegsschirm von Bugzilla. Funktionell aber nicht sehr innovativ und aufgeräumt.
RH Jira
Im Gegensatz dazu das voll konfigurierbare Benutzer Dashboard von Jira. Hier hat man all seine Aufgaben und Vorfälle zu jedem Projekt im Überblick.

Confluence im Gegenzug ersetzt zwei unserer ehemals benutzten Software Pakete, nämlich das Media Wiki für unsere internen Dokumentationen und die Wissensdatenbank, und das Doku Wiki, welches wir bis dahin für unsere RH-Hawk Dokumentation verwendet hatten.

RH Mediawiki
Ehemaliges RH Media Wiki — hier wurde unsere interene Wissensdatenbank gepflegt. Das Media Wiki wurde komplett durch Confluence abgelöst.
RH DokuWiki
Das RH DokuWiki wurde für die RH-Hawk Dokumentation verwendet. Die Ablöse durch Confluence ermöglicht es uns, eine wesentlich modernere Dokumentation mit Volltextsuche zur Verfügung zu stellen.
RH Confluence
Confluence auf dem RH Server bietet eine sehr innovative und aufgeräumte Oberfläche. Neben der RH-Hawk Dokumentation kommt, wie bereits erwähnt, Confluence auch für unsere interne Wissensdatenbank zur Verwendung

Die Produkte von Atlassian glänzen durch viele Features und ein innovatives und konfigurierbares Interface, allerdings sind Jira und Confluence nicht frei zu haben. Konkret werden Lizenzgebühren, abhängig von der Benutzeranzahl, fällig. Bis 10 aktive Benutzer sind diese Gebühren (zwischen 10 – 20$, wenn man Updates will jährlich andernfalls einmalig mit Updates für ein Jahr) zu verschmerzen. Bei mehr Benutzern wird es empfindlich teurer was aber, in Relation zum gebotenen Produkt, fair erscheint.

Prinzipiell kann man bei Atlassian Produkten entscheiden ob man diese beim Hersteller hosten möchte, oder sie doch lieber auf den eigenen Servern betreiben will. Für nicht so erfahrene Kunden bieten sich natürlich die gehosteten Varianten an, da man sich hier nicht um die Installation und Verwaltung der Produkte kümmern muß. Allerdings muß  dann die Lizenzgebühr logischerweise jährlich entrichten, auch wenn man z.B. keine Upgrades auf neue Versionen benötigt. Weiters ist es aber sicher nicht jedermanns Intresse seine, teilweise doch sehr empfindlichen, Firmendaten in der Cloud zu hosten.

Wir bei der Rauscher & Hackl OG haben uns daher für die Variante der Installation auf den eigenen Servern entschieden. Für die Installation von Jira und/oder Confluence stehen beim Hersteller neben den fertigen Installer Paketen für Mac, Windows und Linux auch Standalone- und WAR Pakete zum Download bereit. Am individuellsten kann man die Installation mit den WAR Paketen durchführen, wobei aber hier das größte Know-How für die Installation erforderlich ist, da die notwendigen Tools und Serverpakete (SQL Server, Webserver, Tomcat, …) vor der Installation eingerichtet werden müssen. Verfügt man über dieseses Know-How, hält sich an die sehr ausführlichen Anleitungen beim Hersteller und achtet darauf genug Systemresourcen zur Verfügung zu stellen, dann läuft die Installation relativ problemlos.

Nach der Installation von Jira und Confluence können die beiden Applikationen miteinander verbunden werden. Auf diese Weise arbeiten die beiden Tools eng zusammen und es können Jira Vorfälle in Confluence verlinkt werden und umgekehrt. Auf diese Weise wird die Arbeit mit den beiden Software Paketen noch einfacher und effizienter.

Ein wesentlicher Punkt für uns ist, alle unserer Applikationen an das Haus interne Active Directory (AD) anzubinden um die Benutzer- und Rechteverwaltung zu zentralisieren. Auch dies lässt sich mit Jira und Confluence sehr gut realisieren und die Benutzer können sich mit ihrem gewohnten Windows Account an die Applikationen anmelden.

AD_Confluence
Active Directory Konfiguration in Confluence bei der Rauscher & Hackl OG — so verwenden die Benutzer ihren gewohnten Windows Account zur Anmeldung.

Zwischenzeitlich konnten wir unsere Erfahrungen mit Jira und Confluence auch für unsere Kunden einsetzen. So haben wir die Produkte bereits bei einigen Kunden vor Ort installiert, eingerichtet und mit dem Kunden zusammen in Betrieb genommen. Auch übernehmen  auf Wunsch den den Support und die komplette Konfiguration der Tools.

Für weitere Informationen über unsere Serviceleistungen im Bereich Jira, Confluence und Alfresco würden wir uns über eine Kontaktaufnahme freuen.

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