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Registrierkassa – jetzt wirds aber Zeit

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hammer-719068_1920Spätestens seit der Entscheidung des VfGH, das die Registrierkassenplficht nicht gesetzteswidrig ist (Der Standard), sind nun auch jene Unternehmer in der Pflicht eine Registrierkassa anzuschaffen welche auf Grund der Richtlinien betroffen sind aber bis zuletzt damit zugewartet haben. Um hier nochmalig Licht ins Dunkel der Registrierkassenpflicht zu bringen widmen wir uns in diesem Beitrag letztmalig diesem Thema und wollen bei der Entscheidungsfindung rund um die Registrierkassa helfen.

Viele Unternehmer sehen die Registrierkassenpflicht als Schikane und zusätzlichen Aufwand in Ihrer täglichen Arbeit. Allererdings profitieren Sie auch von einigen Vorteilen, wenn alle Umsätze konsequent im System erfasst werden. So wissen Sie jederzeit über Ihre geschäftliche Entwicklung bescheid und ersparen sich Arbeiten für Abschlüsse etc. Es ist also nicht alles schlecht an der Registrierkassenpflicht und mit der richtigen Kassa hält sich der Mehraufwand in Grenzen.

Für wen genau gilt die Registrierkassenpflicht

clause-897407_1920Ab 1.1.2016 gelten für Betriebe neue Aufzeichnungspflichten für alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung.

Die Neuerungen gelten nur für Barumsätze!

Sämtliche  Steuerpflichtige,  die  für  steuerliche Zwecke  Bücher  und  Aufzeichnungen  zu führen haben, müssen ihre Bareinnahmen künftig einzeln aufzeichnen. Ein Kassasturz, wie ihn bisher Unternehmen bis € 150.000,– Jahresumsatz machen durften, ist grundsätzlich nicht mehr zulässig.

Einzelerfassung mittels Registrierkasse

Betriebe (Gewerbe, selbständige  Tätigkeit  und  Land- und  Forstwirtschaft) haben  zur Einzelerfassung   der   Barumsätze   zwingend   ein   elektronisches   Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden, wenn

  • der Jahresumsatz je Betrieb netto €15.000,– und
  • die Barumsätze dieses Betriebes netto € 7.500,– im Jahr überschreiten.

Der Begriff „Barumsätze“ umfasst auch die Zahlung mit Bankomat- oder  Kreditkarte,  die Hingabe von Barschecks oder ausgegebenen Gutscheinen, Bons, etc.

Beide Grenzen müssen überschritten sein, damit eine Registrierkassenpflicht besteht. Die  Grenze  von € 7.500,– für  Barumsätze  soll  verhindern,  dass  Unternehmen,  die  neben Zielgeschäften  mit  hohen  Beträgen  auch  geringe  Bargeschäfte  bis  maximal € 7.500,– tätigen, unter die Registrierkassenpflicht fallen.

Unter  Registrierkasse  versteht  man jedes  elektronisches  Datenverarbeitungssystem,  das elektronische Aufzeichnungen zur Losungsermittlung und Dokumentation von Barumsätzen erstellt (z.B. Registrierkassen, serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen, Taxameter etc.).

Ausnahmen gelten für alle Betriebe die unter die “Kalte-Hände-Regel” fallen, dass sind z.B. Maronibrater, Marktfahrer, Schneebars, etc. Allerdings gibt es auch hier eine neue Netto-Umsatzgrenze von EUR 30.000,-.

Mobile Gruppen wie z.B. mobile Friseure, Masseure, Therapeuten, Hebammen, Tierärzte, … können ihre mobilen Umsätze per Handaufzeichnung (Paragon) erstellen und im Nachhinein am Betriebsstandort in das Kassensystem erfassen.

Manipulationsschutz ab 1.1.2017

Ab 1.1.2censorship-610101_1280017 müssen alle Kassensysteme zusätzlich über einen Manipulationsschutz, eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus einer Verkettung der Barumsätze mit Hilfe der elektronischen Signatur der Signaturerstellungseinheit.
Jede Registrierkasse muss über folgende Eigenschaften verfügen:
  • Datenerfassungsprotokoll
  • Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
  • Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit
  • Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
  • Kassenidentifikationsnummer
Details zu den technischen Voraussetzungen sind in der Registrierkassensicherheitsverordnung geregelt.

 

Verabschieden Sie sich von der klassischen Kassa

casio-812867_1280Bei der Anschaffung einer gesetzeskonformen Registrierkasse sollten Sie aber auf jeden Fall auch die Möglichkeit einer reinen Softwarelösung in Betracht ziehen. Dies hat oft den Vorteil, dass bestehende Hardware genutzt werden kann. Auf diese Weise sparen Sie Geld und halten sich ein weites Spektrum an Erweiterungsmöglichkeiten des Systems offen.

Moderne Softwarelösungen wie die RH-Hawk Kassa erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben und können auch sämtliche Zubehörgeräte, wie Kassenladen, Bondrucker und Displays problemlos ansteuern.

Als einen der wichtigsten Vorteile einer Softwarelösung wie RH-Hawk gegenüber einer herkömmlichen Registrierkassa möchten wir die Erweiterbarkeit hervorheben. So ist es hier sehr leicht, weitere Verkaufsplätze zu erstellen, mobile Lösungen zu synchronisieren oder das System um weitere Module, wie Fakturierung, Lagerhaltung, Inventur usw. zu erweitern.

Als weiteren großen Vorteil der RH-Hawk Kassa wäre die Anbindung einer mobilen Kassa zu erwähnen. So können Sie die RH-Hawk Kassa bequem auf einem Windows Tablet installieren mit welchem Sie unterwegs Ihre Belege drucken. Zurück im Büro können die mobil getätigten Belege in die Hauptdatenbank synchronisiert werden. So ersparen Sie sich die manuelle Buchung dieser Belege. Dieses Feature ist vor allem für die sogenannten mobilen Gruppen intressant.

 

Mit welchen Kosten muß ich bei der Anschaffung einer gesetzeskonformen Registrierkassa rechnen …

money-1128172_1920Abgesehen von den Kosten der eigentlichen Registrierkassa muß man sich für den Manipulationsschutz ab 2017 auf weitere Kosten einstellen. So benötigt man pro Mandanten ein Lesegerät für die Signaturkarte. Alternativ kann auch ein Service gegen eine geringe, einmalige Gebühr genutzt werden, dies setzt allerdings eine permanente Internetverbindung der Kassa, während der Kassiervorgänge, voraus. Ein solches Service wird vorwiegend bei Online Registrierkassen genutzt.

Die RH-Hawk Kassa wird künftig beide Methoden unterstützen, bei der Lösung mit dem Kartenlesegerät ist die Anschaffung zwar mit rund 40€ für das Kartenlesegerät relativ teuer, dafür muß das System aber nicht online sein.

Sollten Sie bereits über die benötigte Hardware, wie ein Notebook oder einen PC, verfügen, so können Sie durch den Erwerb einer Softwarelösung wie der RH-Hawk Kassa sparen indem Sie diese bestehende Hardware nutzen. Sie müssen lediglich die Software Lizenz, einen Bondrucker und eventuell noch eine Kassenlade bzw. ein externes Display anschaffen. So sind sie dann auch gerüstet für die Zukunft falls Sie zusätzliche Verkaufsplätze brauchen oder mehr Funktionalität benötigen.

Um mehr über die RH-Hawk Kassa bzw. RH-Hawk zu erfahren, besuchen Sie auch unsere Homepage.

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